なにをしたか
緊急連絡センター（PMVIEW）案件で使っている「至急対応依頼フォーム」を、外部ツールのYOOMから自社システム（フォーム＋自動通知）に置き換えました。ライフイン・インベストオンライン・プロコールに続く脱YOOMの4件目です。
このフォームは、一次受付の委託先（サンクネット）が「この案件、継続対応が必要」と判断したときに、別の委託先（GROP）へ追加対応を依頼するための入口です。お互いに相手の社名は知らせないまま、ZENBUが間をつなぐ仕組みになっています。
これまでと、これから
これまで（3段構え）
依頼フォームサンクネットが入力
→
→
Chatwork・Kintone通知と記録
これから（直結）
自社フォーム入力項目は今まで通り
→
Chatwork・Kintone通知と記録を直接実行
中継役がひとつ減ったので、故障しうる場所も減りました。通知の文面・送り先は今までと一言一句同じです。
送信すると何が起きるか（自動で4つ）
GROPのルームへ依頼を通知「至急／専用フォーム受付」の定型文で、対応開始を依頼します。
サンクネットの確認ルームへ「受付完了」を通知①が成功したときだけ投稿します。つまり「受付完了が出た＝相手に確実に届いた」が保証されます。
Kintoneアプリ（依頼一覧）へ1件記録月次の請求チェック（依頼件数の突合）のエビデンスになります。
送信ログにも保存月ごとの送信件数がいつでも見られる専用ページつき。二重のバックアップです。
置き換えでよくなった点
| 項目 | これまで（YOOM） | これから（自社） |
|---|
| 送信できたかの確認 | フォームを送っても、届いたかは通知頼み | 画面に受付完了と受付時刻が即表示 |
| 同じ案件番号の二重送信 | そのまま通ってしまう（実際に同じ依頼が5回飛んだ例あり） | 警告画面で確認してからでないと送れない |
| 入力ミス | 全角数字などもそのまま登録 | 自動補正＋形式チェック |
| 記録の不具合 | Kintoneの引継ぎ内容欄に変数名がそのまま記録され続けていた | 修正済み |
| 配信失敗時 | 気づきにくい | 送信者の画面にエラー表示＝受付不成立が必ず分かる |
ポイント
通知の順序で「届いた保証」を作った
相手先への通知が成功した場合にだけ受付完了を返す設計なので、「送ったつもりが消えていた」が構造的に起きません。
請求チェックの根拠が二重になった
Kintoneの記録に加えて、月ごとの送信件数・再送件数が見られるログページを新設。委託先からの月次請求（件数ベース）との突合がすぐできます。
使う人の操作は何も変わらない
入力項目は「案件番号」「管理会社」の2つのまま。委託先にはURLの変更だけを案内します。
委託先への案内は「受付システムのリニューアル」として実施します。切替の確認が取れ次第、YOOM側の旧ワークフローを停止します。